信頼性が高く迅速な工具調達

製造企業は、形式的な組織運営上の負担を軽減することで、業務の経済性を大幅に向上させることができます。これには、例えば、工具メーカーからの工具の調達や追加調達などが該当します。また、外部サービス業者による工具の再研磨に関する手配も、これまで社内で多大な手間を要していた業務の一つです。 

この点について、プレイデルスハイムに拠点を置き、切削工具の経済的な取り扱いを専門とする家族経営の技術企業、E. Zoller GmbH & Co. KGの代表取締役、クリストフ・ツォラー氏は次のように述べています。 「ZOLLERの工具管理システム『TMS Tool Management Solutions』に搭載された『注文』および『再研磨依頼』のソフトウェアモジュールにより、工具調達プロセスを大幅に迅速化・簡素化するとともに、安全でミスのない運用を実現します。これにより、非生産的な業務にかかる手間とコストを削減できます。 その結果、企業はより収益性の高い事業運営が可能になります。」  

正確かつ完全な工具データ 

ZOLLER社のTMS Tool Management Solutionsソフトウェア担当プロジェクトマネージャーであるロビン・ベンダー氏は、「注文」および「再研磨依頼」モジュールの卓越した利点を次のように強調しています。「ZOLLER TMS Tool Management Solutionsの工具管理システムには、実際の在庫状況が常に最新の状態に保たれ、工具に関するあらゆるデータが完全に網羅されています。 そのため、『注文』および『再研磨オーダー』のソフトウェアモジュールによる注文や再研磨オーダーは、信頼性が高く、常に正確に行われます。」 さまざまな部署への煩雑な確認作業が不要になります。例えば、在庫状況を確認するための工具倉庫への問い合わせや、部品の正しい名称を確認するための工具準備部門への問い合わせなどが該当します。 ロビン・ベンダー氏は次のように強調しています。「『注文』および『再研磨依頼』のソフトウェアモジュールは、TMS Tool Management Solutions ソフトウェアから、品目マスターデータ、在庫状況、最低在庫数、そして（登録されている場合は）サプライヤーの住所、コスト、調達期間を自動的に取り込みます。」 

さらに、保存された最低在庫数を基に、このソフトウェアモジュールを使えば、ボタンひとつでいつでも調達すべき工具のリストを生成できます。 個々の工具またはリスト全体を選択すると、「注文」および「再研磨依頼」ソフトウェアモジュールが、サプライヤーへの発注書、あるいはオプションとして外部の再研磨業者への依頼書を自動的に作成します。これには、コストセンターを指定するだけで済みます。 

柔軟な設定が可能 

注文および再研磨依頼のソフトウェアモジュールは、各製造工場の個別の仕様に簡単かつ迅速に適合させることができます。これにより、調達すべき工具のリスト形式、その内容、および自動的に生成されるリストの日程やイベントを自由に設定できます。 例えば、リストは、日次や週次といった時間間隔で、あるいは最低在庫数量を下回った際に生成・ディスプレイすることができます。 さらに、調達または再研磨が必要な工具に関する追加のリストを、いつでも手動で作成・ディスプレイすることができます。その際、工具の種類や社内のコストセンターなど、さらなる条件を指定することも可能です。 

自動的に発行される発注書については、オペレーターが電子メール、プリントテンプレート、データレコードごとに個別のフォーマットを指定できます。 また、発注書の内容を自由に決定することも可能です。例えば、社内名称や品目番号に加え、各メーカーの名称や注文番号、コスト、梱包単位（マスターデータに存在する場合）を発注書に含めることができます。 

ZOLLER社のソフトウェア「TMS Tool Management Solutions」が管理する工具在庫の数量に関しても、「注文および再研磨依頼」ソフトウェアモジュールは柔軟に対応しています。 例えば、短期的に変動する生産オーダーにより、個々の工具について（保存されている最低在庫量を超える）追加需要が生じた場合、担当者は手動で追加の発注を作成し、送信することができます。その際、保存されている最低在庫量は変更されません。 

最大限の柔軟性を確保するため、発注依頼を一旦作成・保存しておき、発注を送信するための追加条件が満たされるまで保留にすることができます。これにより、製造企業は最低発注数量などを考慮に入れることが可能になります。 また、段階的な割引や、一括配送による梱包コストの最小化といったメリットも、柔軟にスケジュールを設定できる発注によって享受できます。 

直接、または営業部門経由で 

発注を送信する際、製造企業は自社に最適な方法を選択できます。一つには、ソフトウェアモジュールが、登録・作成された発注をデータレコードとして、紙への印刷として、あるいは電子メールとしてメーカーに送信することができます。 また、提案された注文から内容を自由に選択してデータレコードを生成し、上位のERPシステムに送信することも可能です。 したがって、「注文」および「再研磨依頼」のソフトウェアモジュールは、一方では、個々の専門スタッフがメーカーや再研磨業者と直接連絡を取り合っている中小企業に適しています。他方、技術部門と営業部門が別々の組織構造を持つ大企業も、その恩恵を受けることができます。 後者の場合、経理部門は調達すべき工具に関する完全かつ、何よりも確実に正確な情報を得ることができます。これにより、綿密に調整された連携が実現し、社内プロセスにおいて最高レベルの確実性が確保されます。時間とコストを要する照会や、さらには誤った調達といった事態を回避できます。 

継続的な更新 

当然のことながら、注文および再研磨発注のソフトウェアモジュールは、入荷データを記録します。その際、担当者はその後の社内プロセスを自由に選択できます。 これにより、入荷する工具の保管場所を直接指定したり、例えば「保管場所管理」ソフトウェアモジュールを用いて工具倉庫など、関連部門への内部オーダー書を自動的に生成したりすることが可能です。 これは、工具メーカーからの調達後の入荷だけでなく、再研磨された工具の返却後の再入庫にも適用されます。ZOLLERのソフトウェア「TMS Tool Management Solutions」は、工具在庫全体を自動的に更新し、最低在庫数を常に正確に監視します。